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群發(fā)郵件在大公司里可謂大行其道。主要原因是分工太細(xì)，一件小事無(wú)數(shù)人需要或希望插一腳。于是為了避免事后被不知名的相關(guān)部門(mén)說(shuō)不知情不同意，我們盡量把可能涉及的部門(mén)同事都一攬子帶上，體面地預(yù)先聲明、立據(jù)為證，以免后患。
 
雖則如此，但如果粗放地一攬到底，蠻攬、瞎攬，豈不成了神憎鬼厭的發(fā)小廣告的了?借用新聞學(xué)5W理論，我們嘗試總結(jié)一下體面地群發(fā)郵件的WHO、WHAT、WHEN、HOW。
 
WHO
 
群發(fā)郵件這個(gè)“群”字是最為難以拿捏的。既然想得到要群發(fā)，表示事情必有多方知會(huì)的需要。這么一來(lái)，不患寡而患不均，必須避免遺漏利益相關(guān)方。但事實(shí)上，卻并不是群發(fā)的人越多越好。這里有一個(gè)人多口雜的道理，發(fā)得越多常常導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度越慢。萬(wàn)一過(guò)程中出現(xiàn)了小插曲，也因而難以在小范圍內(nèi)文過(guò)飾非。因此我們可以考慮在群發(fā)項(xiàng)目決策性郵件的時(shí)候，對(duì)外以公司為單位，對(duì)內(nèi)以公司內(nèi)部的小團(tuán)隊(duì)為單位，每一個(gè)團(tuán)隊(duì)只發(fā)給最對(duì)口的一位負(fù)責(zé)人即可，無(wú)需把相關(guān)團(tuán)隊(duì)的所有人的都包攬進(jìn)來(lái)。
 
同時(shí)應(yīng)注意區(qū)分郵件里面的“收件人”欄和“抄送”欄。那些你希望他務(wù)必給予意見(jiàn)和確認(rèn)的人放在收件人。所謂禮貌性知會(huì)的打醬油人士放在抄送，祈求被抄送君有自知之明，得了尊重則已，少摻和事情。
 
當(dāng)然我們也經(jīng)常有需要發(fā)送全體(To all)的時(shí)候。比如說(shuō)當(dāng)你的項(xiàng)目獲得了一定的成績(jī)，你美其名曰希望跟大家分享你的心得體會(huì)，實(shí)際是想得體地得瑟一把的時(shí)候。寫(xiě)這種昭告天下的郵件切記得瑟過(guò)頭，要記得這里的all，并不真的是公司里面的所有人。有些公司設(shè)有發(fā)給所有人的郵件短碼，建議慎用慎用。
 
分享項(xiàng)目成果的郵件需要有一條黃金分割線(xiàn)，這條線(xiàn)是指你抄送的人里面不應(yīng)該有比你的上級(jí)經(jīng)理更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)。有了這條黃金分割線(xiàn)，你的上級(jí)經(jīng)理才能體面地在你的郵件之上添加幾句稱(chēng)贊你的說(shuō)話(huà)，然后再由他抄送給再上一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)。如此你和你的直線(xiàn)經(jīng)理才能相得益彰，哥倆好，混到老。
 
WHAT& WHEN
 
群發(fā)郵件的內(nèi)容，無(wú)疑以上述提到項(xiàng)目決策和分享成果為主。當(dāng)然還有不少人巧妙地利用它來(lái)刷職場(chǎng)存在感，進(jìn)行自我營(yíng)銷(xiāo)。常見(jiàn)的內(nèi)容如通過(guò)關(guān)于行業(yè)發(fā)展的分享、探討表現(xiàn)自己的大局觀和前瞻性的。甚至還有人用群發(fā)郵件來(lái)聯(lián)絡(luò)同事感情的。如此看來(lái)，這群發(fā)郵件也是一種小范圍的隱形社交媒體。
 
但正如微博營(yíng)銷(xiāo)會(huì)分析不同內(nèi)容的最佳發(fā)布時(shí)間一樣。同一個(gè)關(guān)于美食的帖子發(fā)在早上十一點(diǎn)半和一點(diǎn)半，收到的效果可能相差不止一半。利用群發(fā)郵件刷職場(chǎng)存在感，同樣要有度有原則，講究?jī)?nèi)容和發(fā)送時(shí)間的結(jié)合。

一般而言，在上班的“高瘋時(shí)段”(9am-5pm)，只能發(fā)跟工作直接相關(guān)的事宜，如項(xiàng)目決策、成果分享等。而在辦公室人心渙散時(shí)段(9am之前，5pm之后)可以適度進(jìn)行行業(yè)分享，前提是與工作間接相關(guān)的。以此可突顯在大家在精神打醬油的時(shí)候，你還在憂(yōu)國(guó)憂(yōu)民。
 
有些人喜歡在周末下班前發(fā)一些冷笑話(huà)集錦，并附上一個(gè)happy weekend用以聯(lián)絡(luò)感情。這里的建議是NEVER。其一是大家會(huì)想到雖然是下班前發(fā)的，但內(nèi)容肯定是你上班的時(shí)候收集的吧。其二，利用公司的郵件系統(tǒng)、電腦、電費(fèi)來(lái)發(fā)與工作無(wú)關(guān)的東西，也難免落人口實(shí)。
 
HOW
 
最后值得一提的是，似乎還有沒(méi)有開(kāi)化的人不知道有一個(gè)功能叫秘密抄送!資深采購(gòu)大哥毛大章最近在微博分享了一個(gè)郵件截圖，是某供應(yīng)商發(fā)送給行業(yè)中各大公司的采購(gòu)負(fù)責(zé)人的。郵件的收件人里面清楚標(biāo)明各家不同公司的名稱(chēng)和收件人的全名甚至職位。毛大章調(diào)侃到，“哪位獵頭需要高清版請(qǐng)私聊”。
 
試問(wèn)經(jīng)此一役，試問(wèn)哪位采購(gòu)經(jīng)理還敢用這樣不拘小節(jié)、粗枝大葉的供應(yīng)商呢。事實(shí)是，很多情況下你的收件人之間是不知道也不必要知道對(duì)方的。如果你不太了解他們之間的各種厲害關(guān)系，尤其是給公司外部的群發(fā)郵件，秘密抄送能夠很好地幫助你避免尷尬。
 
有人會(huì)問(wèn)五個(gè)W為何只剩下四個(gè)了?缺的一個(gè)是WHY。郵件群發(fā)的初衷顯而易見(jiàn)，是知會(huì)事情的眾多利益相關(guān)方，把信息一并統(tǒng)發(fā)，求的是快捷省事。由于群發(fā)郵件涉及的人眾多，在點(diǎn)發(fā)送鍵之前，務(wù)必先預(yù)留五分鐘給自己靜下心來(lái)，想一想WHY。這個(gè)郵件是不是真的需要發(fā)?回顧一下之前談到的4W，這個(gè)郵件發(fā)出去是否真的能夠達(dá)到群發(fā)郵件“省事”的初衷?若此封發(fā)了反會(huì)“添事”，那便大可不必，快快撤了為妙。